Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Законодательство по предрейсовым медицинским осмотрам в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
[Новые Правила 2021] Заполнение бланка путевого листа без ошибок (Приказ № 368)
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Давайте сначала закроем вопрос с доверенностями. Между доверенностью на право управлением автомобилем и ответственностью за БДД нет вообще никакой связи.
Потому, что Доверенность дает всего лишь ПРАВО пользоваться (а точнее управлять) автомобилем.
А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации.
И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.
И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).
Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).
У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.
Вопрос: В соответствии с пунктами 16 и 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152) в путевом листе должны проставляться:
— даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр);
Установлена ли последовательность (очередность) проведения указанных осмотра и контроля для целей заполнения путевого листа? Может ли медицинский осмотр проводится позже технического контроля?
Ответ: Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение от 11 марта 2019 г. N 44050 и в рамках своей компетенции сообщает.
Путевые листы – 2021: обзор новых требований
Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».
Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.
Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на день, неделю, но не более чем на месяц. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку.
Реквизит предполагает указание не только модели, как было ранее, но и марки автомобиля, а также марки прицепа/полуприцепа, если они эксплуатируются. В этой же графе уточняются показания счетчика при отправлении автомобиля с парковки и возвращении его на стоянку к завершению смены. Данные записываются ответственным лицом, назначенным приказом, проставляющим рядом свою подпись и инициалы. Если ИП является водителем транспортного средства, ответственное лицо может не назначаться.
К числу нововведений относится разрешение вести журнал учета путевок в компьютерной программе, предусматривая возможность его распечатки в бумажном виде. Подлинность документов, оформляющихся в электронном формате, должна быть подтверждена УКЭП.
Книга регистрации, составляющаяся «по старинке» на бумажном носителе, тоже изменилась: теперь ее обязали пронумеровать и прошнуровать, заверив количество страниц подписью руководителя.
Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2021 г. № 152.
Если авто взят в аренду и сотрудник ездит на нем только по своим делам, то у надзорного органа может возникнуть простой вопрос: а зачем тогда автомобиль взят в аренду, если его эксплуатация происходит не для служебных целей?
Налог на прибыль: обоснование расходов на ГСМ
Заправлять служебный автомобиль компания может: на своей территории; на территории автозаправочной станции (АЗС).
В первом случае у фирмы должны быть специальные емкости для хранения ГСМ. Поставщик на основании договора поставки завозит топливо и загружает его в эти емкости. При этом документами, которые подтвердят покупку ГСМ, будут являться накладные, счета-фактуры поставщика и платежные документы об оплате топлива. Приобретая топливо через АЗС, компания может расплачиваться наличными деньгами или в безналичном порядке.
Иногда работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль. В этом случае фирма может выплачивать ему соответствующую компенсацию.
В соответствии со статьей 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
- компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.
Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля.
Для получения компенсации сотрудник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности. Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации.
Расходы на ГСМ и служебный автомобиль
Автор: Юлия Антонцова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.
С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.
С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Покупка ГСМ по топливным картам и талонам Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса 60, субсчет «авансы выданные» 51 Принятие к вычету НДС с выданного аванса 68, субсчет «расчеты по НДС» 76 Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). 10 60 Отражение НДС по ГСМ 19 60 Принятие к вычету НДС по ГСМ 68, субсчет «расчеты по НДС» 19 Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса 76 68, субсчет «расчеты по НДС» Покупка ГСМ за наличные Выдача денег под отчет на покупку ГСМ 71 50 Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя 10 71 Отражение НДС по приобретенным ГСМ 19 71 Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ 68, субсчет «расчеты по НДС» 19 Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2023 году”
Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.
На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.
Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.
Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.
Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?
А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.
Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.
Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.
О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.
***
ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.
Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.
Государственные (АУ) организации должны оформлять путевые листы
Учреждения государственного сектора или автономные организации (АУ) так же должны выписывать п/л. Несмотря на то, что для таких учреждений путевки не являются первичным документом отчетности, контролировать работу ТС и своего работника, которому на основании п/л начисляется заработная плата, необходимо. Любая хозяйственная деятельность предприятия входит в сферу бухучета. К тому же никто не отменял для таких водителей правила БДД. Обязательные реквизиты п/л необходимы, чтобы исполнялись требования Российского законодательства.
В подтверждение этой позиции вынесено Постановление АС УО от 22.11.2016 № Ф09-10245/16. Верховный суд не принял позицию АУ, которое настаивало, что Приказ №152 распространяется только на транспортные организации. На автомобиле, принадлежащем театру, совершали поездки для нужд учреждения, и услуг по перевозке не оказывали. Все-таки суд вынес решение и поддержал сторону контролирующей инспекции. Предписание вылилось в список мероприятий, которые необходимо исполнить.Документальное подтверждение и момент определения расхода
Чтобы правильно отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, прежде всего необходимо четко понимать, что расход ГСМ возникает не в момент заправки транспортного средства (приобретения ГСМ подотчетным лицом на АЗС) и тем более не в момент приобретения топливной карты или талонов на бензин (еще до фактической заправки автомобиля), а лишь тогда, когда ГСМ будут фактически израсходованы в процессе эксплуатации транспортного средства.
В частности, еще в Письме УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253 разъяснялось, что учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение многоразовой литровой топливной карты с суточным (месячным) лимитом в момент приобретения карты является неправомерным. Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина для определенного автомобиля.
Значит, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания ГСМ в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете, но используются лишь для постановки (оприходования) приобретенных ГСМ на баланс организации.
А факт расходования ГСМ — с целью их списания — подтверждается прежде всего путевыми листами.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов были утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Применять этот документ должны не только организации автомобильного транспорта, но также и все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Бензин по топливным картам
Использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика. В договоре устанавливают ежемесячный лимит заправки для каждого автомобиля. А для осуществления заправки водителям выдается пластиковая карточка. При каждой заправке с карточки считывается информация о произведенной заправке и списывается соответствующая сумма зачисленных на карточку денежных средств для оплаты бензина.
В договоре кроме стоимости бензина обычно предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расходы на ее изготовление, на наш взгляд, следует рассматривать как часть фактических затрат, связанных с приобретением ГСМ, — то есть включать их в себестоимость приобретаемого топлива и иных ГСМ (относить в дебет счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в зависимости от выбранного варианта учета).
Суммы, перечисленные на топливную карту, фактически являются авансами (предоплатами), уплаченными поставщику. Сами топливные карты не являются деньгами, их можно использовать только для оплаты ГСМ — и только на заправках конкретного поставщика. В момент оплаты при заправке, по сути, происходит зачет внесенного ранее аванса в счет полученных ГСМ.
Правовые особенности и нюансы приказа о предрейсовых осмотрах
12 п. Приказа Приказа Минтранса №390 от 28.12.2022 указывает на необходимость наличия отметки с фразой «предсменный просмотр прошел, к трудовым обязанностям допущен», если водитель успешно прошел медконтроль перед выходом в рейс. Компания организует предрейсовый просмотр, однако в отметке утверждается, что водитель прошел предсменный осмотр. Поэтому появляется недопонимание, какую формулировку следует использовать. К тому же Приказ Минздрава России №835 от 15.12.2014 для такой же ситуации предусматривает указание о том, что водитель прошел предрейсовый осмотр. В соответствии с п. 16 Положения указанного Приказа, необходимо использовать такую формулировку: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». В результате на сегодняшний день в российском законе есть две инструкции о том, как оформлять путевые листы, причем обе из них противоречат друг другу по смыслу. Предполагается, что фактически данные формулировки не окажут особого значения. В то же время возможны и другие последствия: например, если допустить ошибочную формулировку, то в действие вступит ст. 12.31.1 КоАП РФ. В соответствии с пунктами 2 и 3, если перевозка проводится с несоблюдением требований, относящихся к организации технических или медосмотров, то физическое лицо рискует столкнуться со штрафом в размере 3 000 ₽, должностное – 5 000 ₽, юридическое – 30 000 ₽. Итак, если воспользоваться неправильной формулировкой, то есть вероятность получить штраф.
Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ
Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.
Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.
В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.
Похожие записи: