Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.
Кто занимается утилизацией документа
Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
- Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
- Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Практическое значение документа
Акт несёт в себе большое значение для предприятия. Организация несёт ответственность за хранимые ей документы, в том числе документы других организаций. Предприятия могут осуществлять передачу документации друг другу, в том числе и оригиналов документов. Принимающая сторона будет нести за них полную ответственность. Очень важно проследить за тем, чтобы не выделить к уничтожению документы, имеющие практическую значимость.
Дело приобретает чрезвычайную важность, если речь идёт о документах сторонней организации. В случае уничтожения документов третьего предприятия, уничтожившая организация будет нести перед предприятием-собственником документов юридическую ответственность. Такая ответственность предусмотрена актом приёма-передачи документов.
Составлен акт: как избавиться от бумаг
Закон не определяет конкретных процедур уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют никакой ценности для компании и, по сути, являются макулатурой, избавиться от них можно любым способом. Например, вы можете:
- отправить документы для обработки (утилизации) в специализированную организацию;
- избавиться от ненужной бумаги с помощью шредера;
- сжечь (однако этот вариант может вызвать проблемы с пожарными).
Подготовка к уничтожению:
- изъятие соответствующих документов с места их хранения;
- освобождение бумаги от скоб, швов и других видов соединений;
- упаковка для транспортировки к месту уничтожения (также может быть произведена на территории самой компании).
Первый способ может обернуться для компании значительными материальными затратами на оплату услуг по утилизации, и для передачи документов необходимо будет оформить акт приема-передачи или счет-фактуру с указанием количества ящиков и их веса. Для обеспечения конфиденциальности вам нужно будет отправить вашего сотрудника в специальную организацию для проверки процедуры измельчения документов. Во всех остальных случаях без дополнительных документов не обойтись — об этом мы поговорим в следующем разделе.
Порядок уничтожения документов
У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.
Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.
Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании «Корона». Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:
- кадровых и бухгалтерских документов;
- архивов и секретной документации;
- налоговой отчетности;
- первичных документов;
- документов с истекшим сроком обязательного хранения
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Экспертная комиссия: состав и функции
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Можно ли получить справку, не имея документов на машину
Важно помнить, что после сдачи транспортного средства для утилизации его необходимо снять с регистрационного учета через отделение ГИБДД. Иначе за уничтоженный автомобиль придется оплачивать транспортный налог.
Процесс снятия машины с регистрационного учета начинается с подачи заявления в МРЭО. Особенности составления обращения об утилизации транспортного средства без документов зависят от причин их отсутствия.
Если собственник подает заявление об утилизации без свидетельства о праве владения авто и паспорта ТС, он должен указать причину отсутствия бумаг.
Если указано, что комплект документов был утерян, необходимо проводить дополнительное расследование, вследствие чего срок процедуры увеличится. Лучше всего написать обязательство предоставить документы незамедлительно при их обнаружении.
Перед посещением ГИБДД нужно погасить все долги по налогам и штрафам, которые закреплены за соответствующим автомобилем. Даже если авто будет снят с учета, задолженность у гражданина останется.
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
Как правильно уничтожить документы
Есть специальные методы утилизации бумажных документов. Один из них – сожжение. Но сжигать документы , то есть разводить огонь это небезопасно, и не везде возможно это сделать. К тому же вокруг будет много гари. Другой способ – посредством специального приспособления, который «перемалывает» бумагу, так называемые уничтожители бумаг. Второй способ можно применить, если количество бумаг небольшое. На крупных предприятиях объемы таких бумаг слишком большие. И выполнять эту работу членам комиссии, тратя на это свое рабочее время нет необходимости. Можно привлечь фирму, которая занимается этим делом на должном уровне. В таком случае им нужно предоставить, так называемый передаточный Акт, где должны быть прописаны объемы, вес, дата, количество папок и другие необходимые данные.
Имея ввиду то обстоятельство, что бумаги, о котором идет речь, могут содержать различные информационные, финансовые и коммерческие данные, запрещается производить утилизацию простым сбросом их в мусорные контейнеры или использовать их, как макулатуру. Только уничтожение.
Утилизация архивных документов
Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.
Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:
- Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
- Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
- Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
- Дата утверждения акта руководства;
- На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
- После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).
Какие бумаги должны быть оформлены
Для осуществления ЭЦ на основании приказа об уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. Обычно из 3 сотрудников фирмы (например, руководители отдела кадров, делопроизводства и юридической службы). В больших компаниях создаются центральные экспертные комиссии. Их деятельность (в т. ч. задачи, функции) регулирует положение об экспертной комиссии по уничтожению документов, которое утверждает руководитель.
В процессе работы комиссии составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Вывод! Выделение документов к уничтожению — это процесс выявления материалов, потерявших практическую, научную ценность для последующей утилизации.
Указанные описи и акты утверждаются руководством компании.
Рекомендуем! Оформлять акт о выделении дел к уничтожению по форме приложения № 21 к приказу № 526.
Физическое уничтожение оформляется отдельным актом. Специальной формы для него не предусмотрено. Можно составить в произвольном виде, придерживаясь следующего алгоритма:
- название фирмы;
- наименование акта;
- текущая дата;
- описание процедуры с уточнением факта полной утилизации;
- данные (Ф. И. О., должность) и подписи членов ЭК.
Уничтожение электронных архивов
Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.
С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.
Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).
Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.
НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.
Правила по составлению акта об уничтожении документов
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
- Вначале документа указывается название организации.
- Отдельно вписывается состав комиссии.
- В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
- Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
- В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2021 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.