Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовые аппараты: какой выбрать, кому необходим, порядок регистрации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Требования к кассовому чеку при зачете аванса в 2023 году
В Письме Минфина РФ № 03-01-15/26352 от 28 апреля 2017 г. подробно изложено, как отражать номенклатуру в чеке, если в момент расчета количество товара или объем предоставленных услуг (выполненных работ) неизвестны.
Яркий тому пример — зачет аванса. При внесении платежа невозможно точно определить количество товара, объем работы или услуг. В таком случае нужно сделать следующее:
- Сформировать первый чек с признаком расчета «Аванс», указать сумму фактически полученных средств.
- Во втором фискальном документе, который печатают при конечном расчете, отразить номенклатуру — в этот момент уже будет известно количество товара или объем выполненных работ.
Второй чек — с признаком «Полный расчет». В нем будет указана вся оплата, полученная от клиента за товар или услугу, а внесенная ранее сумма там не отражается.
Какая ответственность продавца, когда чек пробит, однако номер фискального накопителя не соответствует сведениям карточки регистрации?
В этом случае нужно ориентироваться на судебную практику. Изначально компанию ИФНС оштрафовала за неприменение ККТ. Затем компания обжаловала решение, и три инстанции ей отказали и посчитали решение ИФНС верным.
Далее компания обратилась в Верховный суд и объявила, что при наличии нарушения ее можно было привлечь к ответственности по ч. 4 ст. 14.5 КоАП за неприменение ККТ с нарушениями. Однако факта нарушения не было, поскольку заявитель своевременно направил в ИФНС заявление о перерегистрации онлайн-кассы.
Верховный суд ознакомился с доводами компании, а затем отменил предыдущее решение и передал дело на дополнительное рассмотрение.
Соответственно, каждое дело требуется изучать в отдельности и знакомиться со всеми обстоятельствами дела. Однако штрафных санкций можно избежать, когда все действия выполняются в соответствии с законодательством.
Онлайн-касса для ИП на патенте: кому можно работать без нее?
Для некоторых видов деятельности предпринимателям, применяющим ПСН, необязательно применять ККТ до тех пор, пока они не лишатся права применять патент. Что входит в список исключений? Такие услуги перечислены в п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ:
- ремонт, пошив, чистка обуви;
- пошив одежды;
- услуги фотографа;
- уход за больными людьми и детьми;
- в области дошкольного образования;
- ремонт ювелирных изделий, гравировка;
- распиловка дров, ремонт жилых помещений, сантехнические и электромонтажные работы;
- уборка в жилых помещениях;
- остекление балконов;
- изготовление валенок;
- организация экскурсий;
- ландшафтные работы;
- изготовление сельскохозяйственного инвентаря, услуги в этой области по механизации и агротехнике;
- ремонт игрушек;
- ритуальные услуги.
Кому обязательно применять онлайн-кассы
Прежде всего поясним общий подход к вопросу: нужно ли применять ККТ в том или ином случае? В Таблице 1 представлены различные формы оплаты и указано, когда при проведении расчетов с населением и бизнес-партнерами требуется касса.
| Расчет | С юридическими лицами и ИП | С физическими лицами |
|---|---|---|
| Наличными деньгами | ККТ применяется (расчеты наличными ограничены суммой 100 тыс. рублей по одному договору) | ККТ применяется при расчетах в любой форме |
| Картой банка | ||
| С банковского счета | ККТ не применяется | |
| С электронного кошелька | Расчеты запрещены |
Освобождения для сельской местности
Для определенных населенных пунктов введены особые правила – освобождение от ККТ или ее автономное применение, то есть без передачи данных через интернет. Обратимся к Таблице 5.
| Тип местности | Норма закона | Применение ККТ |
|---|---|---|
| Труднодоступная местность | Пункты 3, 4 статьи 2 закона 54-ФЗ | Организации и ИП могут вовсе не применять кассовую технику |
| Отдаленная от сетей связи местность | Пункт 7 статьи 2 закона 54-ФЗ | Нужно купить кассу, но применять ее можно в автономном режиме (сведения в ФНС не передаются) |
Новые инициативы по ККТ
Теперь о том, каких изменений ждать в сфере применения кассовой техники и к чему готовиться. Есть новшество, о котором нужно знать всем: с начала 2023 года ФНС возобновляет внеплановые проверки ККТ. В 2022 году они не проводились, поскольку действовал мораторий. Теперь же инспекция по своей инициативе или при поступлении жалобы от покупателя может вновь проверять бизнес на предмет применения кассовой техники.
Есть еще ряд новшеств, которые сейчас на стадии рассмотрения. Наиболее значимое — возможное введение обязанности применять ККТ при торговле на рынках (ярмарках). Законодатели говорят, что в этой сфере много нарушений, теневых операций и серых доходов. Фактически единственными, кто может не применять кассы, останутся сельхозпроизводители (плательщики ЕСХН), причем с существенными ограничениями. Однако пока процесс рассмотрения этого законопроекта, судя по всему, притормозили. Он принят только в первом чтении, хотя внесен в Госдуму еще в конце 2021 года.
На этом наша статья о том, кто может работать без кассовых аппаратов, завершена. Конечно, предусмотреть абсолютно все нюансы довольно трудно. Мы затронули лишь общие правила, поэтому вопрос о необходимости применения ККТ нужно детально разбирать в каждом конкретном случае.
Требования, которые предъявляются к кассовым аппаратам
Как известно, онлайн – кассу в простом магазине не купишь. Их можно приобрести только у специализированных продавцов. Следует принять во внимание, что можно приобрести как новый аппарат, так и подержанную кассу.
К онлайн – кассам предъявляются следующие обязательные требования:
- Кассовый аппарат в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в налоговом органе. Поскольку юридическим адресом для предпринимателя является его место жительства (прописки), то и регистрация аппарата должна производиться инспекцией по месту жительства налогоплательщика.
- Модели касс, которые могут использовать организации и предприниматели, поименованы в специальном реестре, утвержденном на государственном уровне. При покупке аппарата надо проконтролировать есть ли в реестре покупаемый аппарат.
Кроме того, реквизиты чеков в разных моделях касс разнятся. Предприниматель должен выбрать ту, которая подходит именно ему.
Нужна ли касса при оплате по безналу
Безналичные платежи могут осуществляться по – разному. Рассмотрим различные способы платежа и определим нужно ли использовать онлайн – кассу.
| Способ осуществления платежа | Потребность использовать кассу |
| Платеж от организаций или физических лиц проводится посредством платежного или инкассового поручения | Можно не использовать кассовый аппарат |
| Платеж совершен через банкомат | Кассовый аппарат должен использоваться с 1 июля 2023 года |
| Оплата через операциониста в банке | Касса должна использоваться с 1 июля 2023 года |
| Оплата наложенным платежом или через курьера | Можно не использовать кассовый аппарат |
Нужна ли онлайн касса ИП в 2023 году при выдаче наличных на личные нужды
В данном случае возможно 2 варианта развития событий:
- Операция по выдаче денег предпринимателю не является расчетом за услуги, работы или товар. Соответственно ст. 1.1, ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ использовать кассовый аппарат не нужно. Однако, если ИП оформляет кассовые операции в общем порядке, ему потребуется составить кассовый ордер. При этом в графе «Основание» указывается «Выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Далее, на основании РКО в кассовую книгу вносится соответствующая запись.
- Если предприниматель оформляет кассовые операции в упрощенном порядке (не ведет кассовую книгу и не оформляет ПКО и РКО), то никаких дополнительных документов при выдаче наличных из кассы не потребуется.
Электронный документооборот
Уже сейчас ФНС рекомендует тем, кому нужно купить онлайн кассу, активно внедрять электронный документооборот. В частности, передачу УПД, подачу заявлений на регистрацию, перерегистрацию и снятие с учета ККМ рекомендуется производить в электронной форме (через личный кабинет налогоплательщика).
Представители ведомства заявляют, что в 2023 году планируется полностью отказаться от оформления бумажных документов. При этом даже во время проверок налоговые инспекторы будут заполнять электронные формы.
Для того, чтобы заранее подготовиться к внедрению электронного документооборота, тем, кому нужно купить онлайн кассу, рекомендуется уже сейчас детально изучить данный вопрос и заключить договор с оператором ЭДО заблаговременно.
Штрафы за отсутствие и неприменение онлайн-касс в 2023 году
Наиболее распространенные нарушения при работе с кассовыми аппаратами связаны с неиспользованием ККТ и не выдачей кассового чека.
Согласно действующему законодательству, в 2023 году размеры штрафов за непробитые чеки установлены частью 2 статьи 14.5 КоАП:
- для юрлиц – от 3/4 до 1 размера от суммы сделки без чека, но не менее 30 000 руб.;
- для ИП – от 1/4 до 1/2 от суммы сделки без чека, но не менее 10 000 руб.;
- для должностных лиц ООО – от 1/4 до 1/2 от суммы сделки без чека, но не менее 10 000 руб.
При этом для отдельных категорий предпринимателей, кому нужно купить онлайн кассу, предусмотрены пониженные штрафы. К данной категории относятся, например, социально ориентированные НКО или малые предприятия. В данном случае штраф составит от 3/8 до 1/2 от суммы сделки без ККМ, но не менее 15 000 руб. Также административная ответственность может быть заменена на предупреждение. Однако только в том случае, если организация, кому нужно купить онлайн кассу, нарушила действующее законодательство впервые и своевременно устранила все нарушения.
Если же нарушение совершено не впервые, а сумма расчета без ККМ превышает 1 млн рублей, тех, кому нужно купить онлайн кассу ждет повышенный штраф:
- для должностных лиц – дисквалификация на срок от одного года до двух лет;
- для юридических лиц и ИП – приостановка коммерческой деятельности на срок до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП).
Избежать штрафных санкций в 2023 году можно в том случае, если тот, кому нужно купить онлайн кассу, самостоятельно оформит и вовремя направит в налоговую службу чек коррекции. При этом документ должен содержать полную информацию о том, при каких расчетах, когда и за что не был оформлен кассовый чек (письмо ФНС от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@). Кроме того, согласно письму ФНС Рот 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@ чек коррекции должен помимо основных обязательных реквизитов содержать реквизиты расчета, осуществленного без кассового аппарата. Рекомендуется также направить в ФНС вместе с чеком коррекции объяснительное письмо.
За не выданный чек, согласно части 6 статьи 14.5 КоАП установлены следующие виды ответственности:
- Для юрлиц – 10 000 руб.;
- Для должностных лиц (руководителя, его заместителя) – 2000 руб.
Следует отметить, что при выявлении нарушений со стороны юридического лица, кому нужно купить онлайн кассу, наказанию могут подвергнуться несколько должностных лиц. Об этом говорится в письме Минфина от 30.03.2005 № 03-02-07/1-83, а также подтверждается судебной практикой (например, постановления ФАС Московского округа от 14.07.2005 № КА-А40/6231-05, Дальневосточного округа от 17.05.2005 № Ф03-А16/05-2/984 и пр.).
Поводом для проведения проверки может стать обращение со стороны потребителя. Однако в качестве основания для вынесения штрафа тем, кому нужно купить онлайн кассу, его недостаточно. Согласно законодательству, потребуется доказать, что оформление сделки с клиентом проходило без использования ККМ. Об этом говорится в письме ФНС от 11.10.2019 № ЕД-3-20/8924.
Что нужно, чтобы установить кассовый аппарат?
Если вашим представлениям о работе с кассой больше 10 лет — забудьте их, все сильно поменялось. Теперь все кассы работают в связке с СКНО (средство контроля налоговых органов). Модуль СКНО — это небольшое устройство, которое через GSM передает в налоговые органы информацию об операциях по кассе: включении, выключении, каждой пробитой сумме и возврате.
Но некоторые кассы продаются без СКНО: в таком случае придется докупить и его.
— Многие, желая сэкономить, рассматривают поддержанные аппараты, покупают с рук, — замечает Татьяна Дубина. — Это допустимо, но следует проверить, можно ли его использовать, не снята ли модель с обслуживания. Разрешенные модели лучше посмотреть в специальном реестре на сайте Госкомитета по стандартизации и уже потом приобретать.
После этого нужно сделать еще два шага:
- Подключить аппарат к СКНО, без этого работать запрещено.
- Заключить Договор с Информационно-издательским центром по налогам и сборам и сотрудничающим с ним центром технического обслуживания.
Помимо покупки кассы предстоят расходы на ежемесячные услуги по техобслуживанию, информационное обслуживание в СККО, чековую ленту.
Самые частые нарушения, которые допускают ИП или ЮЛ по незнанию, которые приводят в итоге к проверке или штрафу.
— Довольно-таки часто ИП и ЮЛ не пробивают чеки, тем самым скрывают выручку; не устанавливают СКНО, что недопустимо, — рассказывает Татьяна. — Бывают ситуации (сама сталкивалась!), когда Продавец при покупке предоставляет поддельный чек. Однако сейчас можно самостоятельно проверить предоставленный продавцом чек на его подлинность через официальный сервис налоговых органов и всё это можно сделать онлайн, информация об операции моментально отображается на сайте.
Принцип работы онлайн-касс
На онлайн-кассы распространяются те же самые требования, что и к обычным аппаратам – такое устройство должно выполнять следующие функции:
- печать кода QR, а также ссылки;
- прием и передача данных в ОФД;
- наличие фискального накопителя;
- обеспечение свободного взаимодействия с ОФД.
Сам принцип работы выглядит так:
- Кассир вводит необходимые данные о покупке, аппарата формирует чек.
- Данные с этого чека фиксируются в фискальном накопителе.
- Этот накопитель передает данные оператору с помощью интернет-связи.
- Оператор автоматически отправляет ответ, в котором подтверждает получение данных либо сообщает, что сведения не получены.
- Далее оператор передает сведения в налоговую службу.
- По просьбе покупателя кассир также формирует электронный чек, который можно отправить на телефон или указанный покупателем е-мэйл.
Таким образом, основное взаимодействие происходит между фискальным накопителем, оператором и сервером налоговой службы. Наглядно этапы работы онлайн-аппарата представлены на схеме; во многом по этому же принципу функционируют и обычные устройства.
Рекомендации по выбору кассы для ИП на патенте
При выборе кассы для ИП, работающего на ПСН, необходимо учитывать:
- Способ торговли – стационарная, через сайт или курьера. Соответственно, оборудование может быть стационарным или мобильным.
- Примерная проходимость и количество заказов. Чем больше продаж и выбиваемых чеков, тем более производительной должна быть касса. Даже патентщикам иногда требуется мощная техника.
- Количество товарной номенклатуры. Представителям сферы услуг и продавцам с небольшим ассортиментом обычно достаточно самой простой модели кассы.
- Длина наименований товаров/услуг. Под нее выбирают ширину ленты аппарата. Для отправки электронных чеков данный параметр значения не имеет.
- Бюджет. Выделять на покупку нужно ровно столько, сколько стоит та касса, которая поддерживает необходимый для бизнеса функционал. Не нужно переплачивать за лишние опции.
Все допущенные к применению модели онлайн-касс присутствуют в реестре ФНС. Среди них можно легко подобрать те, которые будут соответствовать конкретным задачам.
На рынке существуют такие типы ККТ для ИП:
- автономные. Компактные устройства с кнопочной клавиатурой. Работают от аккумулятора. Это наиболее доступное решение. Но у такой техники слишком маленький экран и ограниченный объем памяти, нет портов для дополнительного оборудования. Зато она отлично подходит для курьеров;
- принтеры чеков/фискальные регистраторы. Оборудование без экрана и кнопок. Им управляют посредством кассового ПО;
- смарт-терминалы и моноблоки. Аппараты с сенсорным экраном. Оснащены встроенным принтером. Операции выполняются прямо на устройстве;
- облачные кассы. Физическое оборудование находится у поставщика, который его обслуживает. Сам предприниматель получает всю необходимую информацию из личного кабинета. Это хорошее решение для курьерских служб, интернет-магазинов.