Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчет ЕФС-1: состав, форма, особенности заполнения в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 г., зависит от того, какие застрахованные лица числятся в штате организации (ИП)-страхователя. По общему правилу его сдают все ИП и организации. Однако некоторые разделы оформляются отдельными лицами.
ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.
Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.
В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:
- информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
- информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».
На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.
Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.
Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:
|
Старая форма |
Раздел ЕФС-1 |
Комментарий |
|
СЗВ-ТД |
Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности |
Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку. |
|
СЗВ-СТАЖ |
Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже |
Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа. |
|
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП) |
Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии |
Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии |
|
СИоЗП (для бюджетных учреждений) |
Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях |
Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений. Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел. |
|
ДСВ-3 |
Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя |
Заполняется аналогично отчету ДСВ-3 |
|
4-ФСС |
Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм» |
Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя:
Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде. |
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году
Отменённые отчёты вошли в ЕСФ-1 в виде отдельных разделов со своими сроками отправки. В таблице приведены все сроки сдачи ЕСФ-1 в 2023 году:
| Сведения | Срок сдачи |
|---|---|
| Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности | |
| Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
| Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
| Подраздел 1.2 — сведения о стаже | Ежегодно до 25 января |
| Подраздел 1.3 — сведения о выплатах в пользу работников бюджетной сферы | Ежемесячно до 25 числа |
| Подраздел 2 — сведения об особенностях условий работы | Ежегодно до 25 января |
| Подраздел 3 — сведения об отчислениях на накопительную пенсию | Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом |
| Раздел 2 со всеми подразделами — сведения об отчислениях на травматизм | Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом |
Иностранные работники
С 2023 года придется уплачивать единый тариф страховых взносов, в том числе в ФОМС России, с заработной платы по трудовым договорам и вознаграждений по договорам ГПХ постоянно проживающим на территории РФ высококвалифицированным специалистам и временно пребывающим иностранным гражданам. Сейчас же, напомним, взносы на обязательное медицинское страхование за иностранных сотрудников работодатели не платят.
Данное изменение позволит иностранным гражданам получать медицинскую помощь по ОМС, но только через три года. К тому же в связи с изменениями работодатели больше не будут обязаны требовать представления полиса ДМС и указывать его реквизиты в трудовом договоре.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Отчет ЕФС-1 подают как в бумажном, так и в электронном виде. Как и прежде, все зависит от количества застрахованных лиц. Если у страхователя в штате 10 работников или меньше, то он сможет выбрать формат отчетности — бумажный или электронный. Если же застрахованных сотрудников больше 10, то работодатель отчитывается исключительно в электронной форме.
Постановлением № 245п утвержден порядок заполнения ЕФС-1: для каждого раздела правила различаются. Покажем пошагово, как заполнять единую форму сведений.
Шаг 1. Заполняем титульный лист. Обязательно отражаем сведения о страхователе:
- регистрационный номер;
- название;
- его ИНН, КПП, ОГРН;
- коды — ОКФС, ОКОГУ, ОКВЭД;
- контакты — номер телефона, адрес электронной почты.
Подписываем титульный лист у руководителя или уполномоченного лица. Ставим текущую дату.
Новая отчетность в ПФР
С переходом на электронные трудовые книжки для работодателей вводят 2 новые формы. Одна из них – отчет СЗВ-ТД, который работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд ежемесячно до 15-го числа месяца, идущего за отчетным периодом (месяц). В этой форме фигурируют:
- те же сведения, которые работодатель указывает в трудовой книжке;
- данные, которые идентифицируют сотрудника.
В 2020 году отчет СЗВ-ТД сдают, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как с 2021 году вести его трудовую книжку.
Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий:
- организация (ИП) приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или об отказе от нее.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Порядок и сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР при увольнении
Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.
До начала 2021 года граждане дожны были определиться с тем, в каком виде будет учитываться их трудовая деятельность — только в электронном в ПФР либо в электронном и бумажном формате.
Работники должны были подать соответствующее заявление о своем выборе. Если выбран электронный способ учета, то бумажная книжка должна быть выдана на руки, работодателю остается только своевременно передавать данные о мероприятиях в ПФР посредством формы СЗВ-ТД.
Если выбран традиционный вариант учета, то работодателю по-прежнему необходимо вносить информацию в трудовую книжку, а также заполнять форму СЗВ-ТД для передачи сведений в ПФР.
Отчетность по страховым взносам с 2023 года
За страхователями в 2023 году будет сохранена обязанность по представлению в ИФНС расчета по страховым взносам, который необходимо представлять не позднее 20-го числа месяца, следующего за расчетным/отчетным периодом. То есть, расчет нужно будет представлять по итогам первого квартала, полугодия, 9 месяцев, а также года.
Расчет представляется по месту нахождения самой организации (месту жительства ИП) и по месту нахождения каждого подразделения, которому открыт банковский счет и которое выплачивает зарплаты сотрудникам. Конкретную форму и порядок сдачи нового расчета к концу текущего года утвердит ФНС России.
Расчет по страховым взносам будет считаться непредставленным в следующих случаях:
- при наличии ошибок в сведениях о сумме выплат и иных вознаграждений в пользу любого из работников;
- при наличии ошибок в сведениях о базе для исчисления страховых взносов в пределах установленной предельной величины;
- при наличии ошибок в сведениях о сумме страховых взносов, исчисленных исходя из базы для исчисления страховых взносов, не превышающей предельной величины;
- при наличии ошибок в базе для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу/сумме взносов по дополнительному тарифу;
- при несоответствии сумм одноименных показателей по работникам этим же показателям в целом по плательщику страховых взносов;
- при указании недостоверных персональных данных, идентифицирующих работника.
Если ИФНС выявит любое из указанных выше нарушений, она на следующий день после получения расчета (по бумажным расчетам – в течение 10 дней) проинформирует организацию или ИП о том, что расчет является непринятым. Получив из ИФНС такое уведомление, страхователь должен в 5-дневный срок устранить ошибки и представить в ИФНС новый расчет с правильными показателями.
Форма сдачи отчёта СЗВ-ТД
Пенсионный фонд принимает отчёты от страхователей по форме СЗВ-ТД в бумажном и электронном виде. Если в компании работает меньше десяти человек, можно сдавать отчёт в бумажном или электронном виде, если сотрудников больше десяти — только в электронном.
Заполнить форму СЗВ-ТД для сдачи отчётности в бумажном виде можно в текстовом редакторе ( образец ) с последующей распечаткой. Также не запрещено вносить данные шариковой ручкой на пустом распечатанном бланке. Но если информация написана неразборчиво, ПФР не примет отчёт.
В документе обязательно должны быть указаны данные руководителя, должна стоять его подпись и печать организации.
Заполненные документы нужно передать в ПФР. Вариантов несколько:
- отправить почтой с объявленной ценностью и описью вложения;
- отвезти в ПФР самостоятельно или курьером;
- передать через Многофункциональный центр (МФЦ).
Если документы в ПФР или МФЦ привозит не руководитель, а другой сотрудник, нужно оформить доверенность. При отправке почтой или курьерской службой доверенность не требуется.
Для сдачи СЗВ-ТД в электронном виде организация должна быть подключена к ЭДО ПФР .
Распространенные ошибки по теме “Образец заполнения СЗВ-ТД за январь 2023 года”
Ошибка: Индивидуальный предприниматель не беспокоится о том, чтобы сдавать отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2023 года, поскольку в штате числится только один работник.
Даже в том случае, если на фирме официально трудоустроен всего один работник, работодатель обязан подать отчет СЗВ-ТД, иначе в отношении него будут применены штрафные санкции.
Ошибка: Бухгалтер организации составил в произвольной форме отчет о трудовой деятельности всех сотрудников и направил документ в ПФР в качестве отчета СЗВ-ТД.
Несмотря на то, что бланк отчета до сих пор официально не утвержден, отчеты должны быть сформированы на бланке СЗВ-ТД, разработанном Пенсионным Фондом. Как только поправки в Федеральном законе № 27-ФЗ будут приняты и вступят в силу, бланк будет утвержден на законодательном уровне.
Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Как заполнить СЗВ-ТД за январь 2023 года”
Вопрос: Как быть с бумажными трудовыми книжками сотрудников, которые в письменной формы попросили работодателя не заводить им электронные трудовые книжки до начала 2023 года? Нужно ли продолжать делать в них записи, или достаточно будет записей, которые производятся в электронном документе?
Ответ: За сотрудников, на которых уже заведены электронные трудовые книжки, сведения передаются в Пенсионный Фонд исключительно в электронном виде. Если за работником до сих пор числится бумажная трудовая книжка, необходимо традиционным способом продолжать вносить в документ записи о трудовой деятельности, а также передавать информацию в ПФ РФ в электронном или бумажном виде (т.е. путем подачи отчета СЗВ-ТД).
Вопрос: Не понятно, как сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Если на предприятии за отчетный период (месяц) не наблюдается никаких кадровых изменений, нужно ли вообще подавать отчет? Или отсутствие “новостей” от компании будет воспринято Пенсионным Фондом как отсутствие необходимости что-либо менять в базе данных по трудовой деятельности?
Ответ: Данный вопрос еще не был решен, и официального ответа от органов власти пока не поступало. На всякий случай следует подать отчет, чтобы избежать штрафных санкций. Как только вопрос прояснится, можно будет на законных основаниях отказаться от подачи отчетов (если будет принято решение о возможности непредставления отчетов в случае отсутствия кадровых изменений).
Порядок составления отчета 4-ФСС бюджетной организацией
Рассмотрим пример заполнения 4-ФСС для бюджетного учреждения ГБОУ «ДОД СДЮСШОР “АЛЛЮР”». Среднесписочная численность сотрудников за отчетный период составила 2 человека. Для организации определен тариф 0,2 %. Со всеми работниками заключены трудовые договоры.
В таблице — инструкция по заполнению расчета 4-ФСС.
|
Наименование раздела формы 4-ФСС |
Как заполнять |
|---|---|
|
Титульный лист |
Вписываем сведения об организации в следующем порядке:
|
|
Таблица 1 |
В табличной части указываем сведения о произведенных начислениях сотрудникам, суммы, не включаемые в расчеты страховых взносов, налогооблагаемую базу. Сведения указываем в разрезе месяцев, общую сумму — нарастающим итогом. Информацию для заполнения отчетной формы получаем, сформировав оборотную ведомость по счету 302.10 «Расчеты по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда». Определяем тариф взносов в соответствии с классом профессионального риска и тариф с учетом скидки или надбавки. Рассчитываем, сколько исчислено страховых взносов |
| Таблица 1.1 | Включаем в расчет, если в организации выделены самостоятельные квалификационные единицы |
|
Таблица 4 |
Вот какие сведения по охране труда указывают в отчете по форме 4-ФСС в 2022 году — информацию о проведенной специальной оценке условий труда и обязательных медицинских осмотрах. Если спецоценка не проводилась, то поставьте прочерки в ячейках. Сведения указываем по состоянию на 01.01.2022. Спецоценку и медосмотры, которые провели в течение 2022 года, не отражаем. В новой форме расчета 3-й класс условий труда разделяем на подклассы. |