Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приёмка товаров по качеству и количеству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.
Шаг 3. Оплата и поставка
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
| Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает. |
Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад. |
| При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией. | Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны. |
| Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали. | Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате. |
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
| Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться. |
Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут. |
Шаг 8. Розничная цена
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
| Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут. |
Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее. |
Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.
Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.
Как принимают по качеству
По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.
Прием товара по качеству
Согласно действующему законодательству, материально ответственное лицо может составить акт о несоответствии товара в срок не позднее пяти дней, если будет выявлен факт неукомплектованности груза. На определение недостатков, не обнаруженных сразу, дается четыре месяца. Нормативные сроки указываются в договоре обеими сторонами.
Проверка товара на качество определяется, как было уже указано выше, путем выборки. Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком. Проводится сверка привезенного товара с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой. Изделия осматриваются по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации. Скоропортящиеся продукты также оцениваются по запаху. Претензии к непригодной продукции предъявляются на основании соответствующего пункта в документации.
Склад: оптовый или розничный
Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.
Откуда взялась эта разница?
В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.
В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.
Правила приемки товара
Закон не определяет конкретных указаний и требований для проведения приемки продукции. Важные положения прописаны в нормативных правовых актах, в частности, в 513 статье Гражданского кодекса РФ*, а основной регулятивный документ — договор поставки. Но при необходимости можно отдельно обговорить с поставщиком нюансы и условия получения товаров. Из-за этого в разных торговых точках процессы могут различаться. Мы выделили несколько основных правил, которые помогут вам грамотно осуществлять приемку товаров, избежать большинства ошибок и не терять прибыль.
- Заказывайте продукцию способом, о котором заранее — по электронной почте или телефону — условились с поставщиком.
- Ознакомьте сотрудников с инструкцией по приемке, чтобы в процессе не возникало заминок и конфликтов.
- Если сотрудничаете с несколькими поставщиками, составьте график разгрузки товаров, чтобы никому не приходилось ждать.
- Заключите с работником, принимающим грузы, договор материальной ответственности.
- Если в штате несколько кладовщиков, закрепите за ними определенных поставщиков.
- Определите, посредством каких документов оформляется приемка товара — ТТН и счет-фактура или УПД.
- При обнаружении несоответствий формируйте акт расхождений — если делать отметки в накладной, она не будет иметь юридической силы.
- Документы может подписывать директор магазина или кладовщик (при наличии доверенности на получение товара).
- Если не вскрывали упакованную продукцию, отметьте это в сопроводительной документации приемки товаров.
- Обнаружив брак после отъезда экспедитора, оповестите поставщика и сохраните упаковку до его проверки.
Общество с ограниченной ответственностью «Омега» создано 05.03.2001 года в соответствии с Федеральным законом № ФЗ — 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года.
Юридический адрес ООО «Омега»: Россия, Московская область, город Москва, ул. Юбилейная, 111. Телефон: 8(492) 263-71-15.
В настоящий момент предприятие действует на основании лицензии Д 141001 № 1471-2006. Основной целью ООО «Омега» является извлечение прибыли в процессе осуществления хозяйственной деятельности.
Для достижения указанной цели предприятие осуществляет торговую и торгово-закупочную деятельность, в том числе оптовую и розничную торговлю. На данном этапе ООО «Омега» занимается розничной продажей алкогольной и продовольственной продукции. Реализует продукцию через два специализированных магазина города Москва и через магазин в городе Сергиев Посад.
В данной работе мы рассмотрим продуктовый магазин в городе Москва.
Уставной капитал ООО «Омега» составляет 250 000 (двести пятьдесят тысяч) рублей.
Исполнительным органом ООО «Омега» является директор, который руководит текущей деятельностью предприятия и несет перед участниками полную ответственность за выполнение поставленных задач.
Организационное построение предприятия представлено на рисунке 1.
Предприятие по численному составу среднее — общее число работников составляет 36 человек, в том числе:
Директор — 1 человек;
Заместитель директора — 1 человек;
Главный бухгалтер — 1 человек;
Бухгалтер — 3 человека;
Специалист по кадрам — 2 человека;
Специалист по закупкам — 2 человека;
Товаровед — 3 человека;
Продавцы — 14 человек;
Вспомогательный персонал — 9 человек (3 уборщицы, 6 грузчиков).
Как подготовиться к приемке-передаче товара
Приемка товара — процесс, сопровождающийся обязательной фиксацией каждого действия документально или с помощью фото. При этом обязательно присутствие представителя со стороны поставщика и покупателя, также допускается присутствие сторонних экспертов.
В ситуациях, когда место приемки товаров имеет значительное отдаление, необходимо оформить доверенность в отношении того, кто будет представлять интересы поставщика. Отсутствие такого документа может расцениваться как нарушение условий договора.
Заранее определите порядок действий, если будет повод для предъявления претензий к качеству продукции. В случаях, когда невозможно устранение недостатков, необходим отказ от выполнения договорных обязательств в одностороннем порядке.
Если у вас появились сомнения в отношении сопроводительных документов или товар не соответствует заявленным характеристикам, необходимо:
- отказаться от приемки и сфотографировать товар, а также сопроводительные документы;
- в накладных сделать отметку об отказе с указанием причины. При этом не подписывайте накладную поставщика. Сделайте фото обеих накладных;
- обеспечьте сохранность товаров в соответствии с п.1 ст.514 ГК РФ.
Руководитель организации после этого должен выпустить приказ о назначении комиссии для повторной приемки.
Процесс приемки-передачи товара регламентируется договором, который заключен между поставщиком и покупателем. Существует ряд обязательных условий:
- взвесить товар, чтобы узнать точный вес;
- пересчитать товар;
- внести сведения о том, что упаковка на таре, без признаков вскрытия и не подвергалась распечатыванию;
- подписать договор о материальной ответственности;
- при обнаружении несоответствий, обязательно составление акта.
График поставок составляется заранее, также допускается открытие коробки для выборочной проверки.
Недостача, пересортица, излишки: как решать такие проблемы
Наиболее распространенная ошибка при получении товара – недостача. Причинами могут быть:
- допущена ошибка в момент загрузки транспортного средства на складе поставщика;
- транспортировка была осуществлена с нарушениями, что стало причиной негодности части товара;
- допущена ошибка в момент оприходование.
В этом случае заполняемся акт ТОРГ-2 для товаров российского производства или ТОРГ-3 для товаров зарубежного производства.
Если в момент приемки обнаружен излишек, вы можете:
- оформить возврат лишних товаров;
- полностью принять поставку;
- продать излишек самостоятельно, при этом выставив счет оптовику, т.к. вы понесете расходы на поиск покупателя и отгрузку товара;
- полностью отказаться от приемки, если это допускается договором.
В случае обнаружения пересортицы, вы имеете право отказаться от товара, принять его полностью или частично. Обязательно оформление акта по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, а также составление претензии поставщику.
Документальное оформление приемки товара
Для предупреждения ошибок при проведении процедуры приемки необходимо документально фиксировать каждый осмотр продукции. Это позволит избежать конфликтных ситуаций при общении с поставщиком при обнаружении нарушений по количеству или качеству продукции.
При этом необходимо заполнить документы:
- Акт о приемке товаров, составленный по форме № ТОРГ-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).
- Акт о приемке материалов, составленный по форме М-7 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а). Эта форма применяется в том случае, если при проверке доставленного в соответствии с договором товара покупатель обнаружил его ненадлежащее качество или недостачу.
При приемке продукции не обязательно использовать вышеперечисленные акты, законодательством допускается использование форм, которые устанавливают правила документооборота организации получателя.
Если при приемке продукции не выявлены недостатки: количество и качество соответствует параметрам, указанным в договоре, то, согласно правилам, материально ответственное лицо должно заполнить акт приема-передачи и указать следующую информацию:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дата составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- информация о поставленном товаре (указывается наименование, количество продукции);
- сведения об упаковке (таре), в которой доставлен товар;
- реквизиты и подписи сторон, составивших акт.
Прием товара по количеству
Отсутствие в договоре условия о количестве передаваемого товара, в соответствии с п. 2 ст. 465 ГК РФ, влечет за собой признание его незаключенным. Это значит, что любой договор поставки, вне зависимости от вида передаваемого товара, должен устанавливать точное количество, соответствие которого объему фактической поставки и должен проверить покупатель.
Процедура проверки товара на соответствие фактического объема поставки заявленному в документах, может включать следующие стадии:
- Предварительную. Если товар поставляется в упаковке, то при его разгрузке определяется масса нетто такой упаковки и количество упаковок. Если же товар не объединен единой упаковкой, определяется его поштучное количество и общий вес поставки. В ходе проверки необходимо оценить целостность тары, в которой поставлялся товар, при наличии на ней пломб и/или маркировочных знаков — изучить их состояние.
- Окончательную. Осуществляется в том случае, если товар поставлялся в отдельных упаковках. При распаковке каждой товарной единицы проверяется масса нетто вложенного в нее товара, а также его точное количество. Если проверить массу нетто товара невозможно, он определяется следующим образом: сначала продукция взвешивается в той таре, в которой она поставлялась, а затем определяется вес пустой тары. Разница между этими показателями и покажет собственный вес поставленного товара.
Нюансы составления оформляемых в ходе приемки документов
Если поставленный товар имеет надлежащее качество и его количество соответствует значению, заявленному в договоре поставки, необходимо подготовить акт приема-передачи.
В акте при этом должны присутствовать:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дата составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- сведения о поставленном товаре (качественные и количественные характеристики);
- информация о таре, в которой он поставлялся;
- реквизиты и подписи сторон, участвующих в составлении документа.
Подробнее о правилах составления такого акта можете прочитать, перейдя по ссылке.
Если принимающая сторона выявила недостатки в товаре, она должна составить соответствующий акт, указав в нем сведения о принятых изделиях и выявленных в них недостатках. В нем стоит указать:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дату составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- сведения о членах комиссии, проводивших проверку и принимавших участие в составлении акта;
- реквизиты договора поставки;
- информацию о наличии брака или недостачи товара;
- сведения о способе уведомления представителя поставщика о факте наличия некачественной продукции;
- сведения о дате поставки товара и способе его передачи покупателю;
- информацию о состоянии упаковки и пломб (при их наличии);
- условия, в которых груз хранился на складе.
Прием товара по качеству
Согласно положениям ст. 469 ГК РФ, условие о качестве товара может быть установлено заключенным между поставщиком и покупателем договором. В том случае, если такого указания в договоре нет, стороны должны руководствоваться правилом о том, что передаваемый товар должен быть пригоден для использования в тех целях, в которых обычно применяются товары такого рода (п. 2 ст. 469 ГК РФ).
Однако иногда на практике становится довольно сложно определить, в каких случаях фактические качественные характеристики товара отвечают заявленным, а в каких — не соответствуют им. Если поставщик соглашается с тем, что поставленный им товар действительно является некачественным, проблем не возникает — стороны приходят к соглашению о замене товара или возврате денег самостоятельно. Если же поставщик отрицает тот факт, что качество поставленного товара не соответствует заданным критериям, к спору стоит привлечь эксперта. Такая точка зрения изложена в постановлении АС ВВО № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13 от 08.07.2015.