Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный лист: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.
Если коротко, то порядок выдачи ЭЛН выглядит так:
- Сотрудник. Обращается в медицинское учреждение, чтобы открыть больничный. Теперь у него не спрашивают согласия на оформление электронного документа, поэтому все пациенты получают 12-значный номер больничного в виде смс-сообщения или распечатанного талона.
- Медицинское учреждение. Открывает больничный и заполняет первый раздел листка нетрудоспособности в системе ФСС. Электронный документ обязательно подписывается квалифицированной ЭЦП врача, принимавшего пациента.
- Работодатель. Получает информацию о болезни сотрудника и запрашивает 12-значный номер ЭЛН. Когда в медицинском учреждении закроют больничный, работодатель заполнит второй раздел и тоже подпишет документ квалифицированной ЭЦП, чтобы отправить данные в фонд.
- ФСС. Использует информацию, полученную от медицинского учреждения и работодателя, чтобы рассчитать сумму пособия, а затем выплачивает ее сотруднику на карту. В случае ошибки ФСС повторно перенаправляет все данные врачу, чтобы открыть новый лист нетрудоспособности.
Технические особенности работы с электронными больничными в 2021 году
Введение ЭЛН позволяет сразу правильно сформировать реестр в соответствии с требованиями ФСС. В личном кабинете можно сразу составить заявление на выплату работнику и отдать ему на подпись. Также программа автоматически подтянет реквизиты поликлиники и банка, поэтому ошибки для получателя пособия исключены.
Также в личном кабинете можно за 1 раз отправить сразу несколько ЭЛН и реестров (актуально для крупных компаний с большим штатом). Также реестр и ЭЛН может отправить обслуживающая ваш бизнес компания или удаленный бухгалтер.
Сертификат ЭЦП автоматически проверяется на подлинность, а реестр проверяется на ошибки. Если допустили ошибки, их можно увидеть в протоколе и сразу исправить.
Если уже отправили реестр в ФСС по ЭЛН и заметили ошибку (например, в определении стажа), это легко исправить: необходимо сформировать новый реестр с уточненными данными и снова направить его в личном кабинете в Фонд.
Должен ли работодатель информировать работников о ЭЛН?
Да, должен. Как следует из Информации ФСС, разъяснительная работа работодателями проводится с мая 2017 года. Номер ЭЛН работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте ФСС бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы фонда, организации нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус «Закрыт». Также ФСС планируется вносить изменения в текущем году, и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».
Однако прежде чем направить в ФСС реестр на оплату пособий, работодатель обязан заполнить свою часть в ЭЛН и направить ее в информационную систему фонда через используемую программу или личный кабинет.
Как работнику начать пользоваться ЭЛН
Работник должен узнать у работодателя (как правило, у кадров или бухгалтерии), имеет ли тот техническую возможность принимать и обрабатывать ЭЛН.
Скорее всего, если такая возможность у работодателя подключена, то он проводит информационную кампанию для своих сотрудников (например – рассылка на корпоративную почту), сообщая, что они могут оформить больничный электронно.
Если всё же работник не уточнил этот момент заранее и взял электронный больничный, а работодатель не может его принять, то выход из этой ситуации всё равно есть. Медучреждение вправе заменить оформленный ЭЛН на бумажный. При этом в ЭЛН делается отметка о прекращении действия.
Далее работник должен обратиться в медорганизацию, выразить своё желание оформить лист нетрудоспособности электронно и дать письменное согласие на его оформление. Медучреждение получает номер ЭЛН в специальной системе ЕИИС «Соцстрах».
Затем медучреждение оформляет ЭЛН и сообщает его номер работнику. ЭЛН выдаётся по таким же правилам, как и бумажный лист: после осмотра и соответствующего диагноза врача и при предъявлении пациентом документа, удостоверяющего личность (паспорта). Также нужно быть готовым сообщить медработнику номер СНИЛС.
После закрытия больничного, работник должен сообщить любым способом номер больничного работодателю. Это может быть как предъявление талона с его номером, так и простая коммуникация по телефону или в сети интернет (Скайп, корпоративная почта, мессенджеры и т. д.) – каких-то правил или ограничений здесь нет.
Можно ли получить электронный больничный безработному?
Правилами информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 (далее – Правила), определены участники информационного взаимодействия, к которым относятся страховщик (Фонд), страхователи, медицинские организации и федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы.
Органы службы занятости населения в отношении безработных граждан не выступают страхователями, тем самым к участникам информационного взаимодействия в соответствии с Правилами не относятся.
Таким образом, для указанной категории граждан выдается листок нетрудоспособности на бумажном носителе, оформленный в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
При наличии сформированного (с письменного согласия) безработному гражданину электронного листка нетрудоспособности, медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности на бумажном носителе для предъявления в органы службы занятости населения.
Электронный листок нетрудоспособности: его особенности и причины нововведения
Привычная система бумажных листов нетрудоспособности уходит в прошлое. Почему государство ввело переход на электронный больничный лист? Суть такой реформы понятна, если вспомнить, сколько требовалось ранее усилий для получения средств из фонда социального страхования. Кроме, хождений по кабинетам врачей, процедур, пребывания на стационарном уходе, требовалось много времени для подтверждения достоверности данных больничного.
Печать врача, который подтверждал диагноз, печати и подписи больницы – это минимум час-два времени на очередь и уточнение данных. Кроме того, требовалось передать оформленный документ в бухгалтерию и надеяться, что её сотрудники успеют в срок всё оформить и выплатить пособие.
Большинство крупных частных компаний и прогрессивно настроенных бухгалтерских служб государственных предприятий перешло или запланировало в ближайшее время перейти на онлайн-форму общения с врачами, подтверждающими лечение сотрудника. Это решает минимум три проблемы, с которыми всегда сталкивается экономическая служба предприятий:
- быстрый обмен данными с Фондом соцстрахования для текущей выплаты;
- точный и верифицированный документ, который не поддаётся манипуляциям и посторонним изменениям;
- устранение непродуктивной работы бухгалтеров компании или госпредприятия для проверки и архивирования бумажных документов.
Разъясняет использование и оформление листов нетрудоспособности из-за болезни, федеральный закон, постановления правительства РФ и приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 2011 года под номером 624н.
Больничный ФСС в электронном виде зачем нужен, чем лучше
С 1 июля 2017 года с письменного согласия больного листок нетрудоспособности могут оформить в форме электронного документа, больничный электронно будет пересылаться в Фонд соцстраха.
Предусматривается, что назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа.
С июля 2017 года электронные больничные листки нетрудоспособности будут применяться наряду с листками нетрудоспособности, оформленными на бланках. Такой подход позволить снизить бумажный документооборот и сделать обмен информацией более быстрым и прозрачным. А также прекратить подделку больничных.
Описание положительных, отрицательных качеств
Достоинства электронных версий описываются следующим образом:
- не нужно тратить время на очереди в регистратуре, чтобы проставить печати;
- отсутствие требований по распечатке;
- сложности с созданием подделок;
- быстрое, простое оформление;
- снижение вероятности порчи, утраты;
- упрощенная транспортировка, хранение;
- легкое исправление ошибок.
Но есть и некоторые недостатки, которые тоже берутся всеми, кто собирается работать с подобным инструментом:
- Для контроля таких систем не обойтись без штатного компьютерщика.
- Медперсонал предполагает дополнительную подготовку, упрощающую работу с компьютерными программами.
- При появлении компьютерных и программных сбоев оформление становится невозможным.
- Для каждого врача требуется усиленная электронная подпись.
- При вызове врача на дом оформить документ невозможно.
- Вирусы, хакерские атаки увеличивают вероятность потери данных.
- Оснащение медучреждений компьютерами в обязательном порядке.
Какие законы регулируют выдачу и ведение электронных листков нетрудоспособности
ЭЛН равнозначны обычным больничным. С 1 июня 2017 года пациенты вправе выбирать, в каком виде будет оформлен листок нетрудоспособности — в бумажном или электронном. В них вносят одну и ту же информацию в соответствии с Приказом Минздрава РФ 347н от 26 апреля 2011 года.
Форма, порядок оформления и прочие инструкции по заполнению и выдаче электронных больничных официально закреплены Федеральным законом № 86 от 1 мая 2017 года. После утверждения ФЗ внесли изменения в ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года, ст. 59 и 78 ФЗ № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 года.
Особенности взаимодействия между медицинскими учреждениями, ФСС и работодателями регулирует Постановление Правительства РФ № 1567 от 16 декабря 2017 года. Правила заполнения и выдачи больничного, случаи его оформления отражены в Приказе Минздрава РФ № 624н от 29 июня 2011 года.
Этапы и порядок работы с ЭБЛ
Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:
| Этапы | Пояснение |
| 1 | Больной обращается к доктору за медпомощью и выпиской БЛ |
| 2 | Медучреждение вводит в ПК информацию, которая соответствует стандартному БЛ. Для подобных действий установлено специальное программное обеспечение |
| 3 | Заполненный ЭБЛ заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями медработником и медучреждением |
| 4 | ЭБЛ направляется в Единую информсистему «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах») |
| 5 | Компания-страхователь с помощью ранее установленного ПО заполняет реестр по выплате пособия. Все это также следует заверить ЭЦП (усиленной, квалифицированной), отправить в ЕИИС |
| 6 | ФСС проводит назначение пособий и их выплату |
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Зачем потребовался «цифровой» больничный
В первую очередь, данное нововведение связано с тем, чтобы избежать незаконный оборот больничных. Ведь, если работодатель примет подделку и произведет соответствующие выплаты работнику, то впоследствии это повлечет за собой наступление таких неблагоприятных событий как, например, отказ в возмещении расходов, доначисление страховых взносов в бюджет, внесение корректировок в ранее представленную отчетность и прочие.
Также, при оформлении и заполнении электронного листа нетрудоспособности достаточно легко и просто исправить допущенные ошибки, в отличии от бумажного экземпляра. Таким образом, возможно снижение дополнительных временных трат на выписку дубликатов в медицинских учреждениях, а также, затрат, связанных с обеспечением постоянного наличия чистых бланков и их сохранностью.
Для работодателя применение «цифровых» бланков позволит значительно уменьшить документооборот, не делать копии с оригиналов на случай их возможной утраты. На сайте органов фонда социального страхования (далее по тексту — ФСС) электронные листки всегда будут доступны, без временных ограничений хранения.
Достоинства и недостатки электронного больничного
Достоинства:
- контроль над фальсификацией. Электронная система ФСС надежно защищена от взлома;
- легче заполнять. Не нужно подбирать цвет авторучки, проверять каждую букву, опечатки, помарки, легко вносить поправки;
- для хранения не нужны специальные архивы. Документ находится в системе ФСС бессрочно. Плюс, найти его по номеру легко и быстро;
- доступность. Наниматель или работник легко отследят размер и сроки начисления на сайте ФСС в личном кабинете;
- экономия времени в оформлении, что позволит докторам уделять больше времени пациентам.
Недостатки:
- придется усовершенствовать компьютерное оснащение, сотрудников обучать работе с программой, а это повлечет за собой дополнительные траты, необоснованные для малых предприятий;
- так как система еще не «обкатана», то не исключены сбои в работе программ;
- невысокая техническая оснащенность поликлиник в отдельных регионах России будет тормозить внедрение информационных технологий.
Тем не менее достоинств от внедрения электронного бюллетеня выше, чем недостатков.
Какие печати должны быть на больничном листе?
Больничный лист — это официальный документ, который является письменным подтверждением того, что вы пропустили работу именно по уважительной причине, которая не влечет наложения на вас санкций со стороны работодателя.
В данном листе указывается информация о том, как долго вы болели, диагноз, поставленный специалистом, и были ли нарушения больничного режима. Также в данном листе в обязательном порядке должно указываться наименование медучреждения и информация о нем.
Для того, чтобы лист полностью был признан официальным документом, необходимо соблюдать некоторые установленные правила по оформлению.
Лист, подтверждающий вашу временную нетрудоспособность, должен содержать в себе все необходимые реквизиты и штампы. Стоит отметить, что их количество и формы также строго регламентированы.
У многих работников может возникнуть вопрос, какие и сколько печатей должно быть на больничном листе? Давайте разберемся.
Электронный больничный: инструкция для бухгалтера
Врач, который ведет прием пациента, оформляет больничный лист электронном виде и подписывает его своей личной электронной подписью врача. Для обеспечения этой возможности на компьютере врача должно быть установлено программное обеспечение ФСС.
После этого лечащий врач отправляет подписанный больничный на заверение главному врачу. Главный врач, в статусе должностного лица, подписывает его своей электронной подписью и отправляет документ в ФСС с помощью специализированного программного обеспечения.
- Личная электронная подпись врача: требуется лечащему врачу, чтобы заверять или продлевать электронные больничные листы, подписывать амбулаторные карты и выписывать рецепты. Личной электронной подписью врача вы можете пользоваться, работая по совместительству в разных лечебных учреждениях. Это электронный аналог «личной печати врача».
- Электронная подпись главного врача: требуется главному врачу медицинской организации, чтобы от лица учреждения подписывать договора и отчеты. Это электронный аналог «печати организации» и представляет собой усиленную квалифицированную подпись юридического лица, имеющую в своём составе ОГРН.
Работодатель пациента также должен обладать электронной подписью, чтобы можно было обрабатывать электронные больничные листы сотрудников и передавать данные в ФСС.
С 14 декабря 2020 года действующий порядок выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок № 624н), утрачивает силу. Взамен него вступит в действие порядок, утв. приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н (далее – Порядок № 925н).
В новом Порядке № 925н учтены положения ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, согласно которым больничный лист может быть оформлен не только на бумаге, но и в форме электронного документа. Для каждого способа оформления документа в Порядке № 925н прописан порядок его заполнения. Также уточнен перечень случаев, при которых физлицам полагается больничный.
Далее перечислим основные положения нового Порядка № 925н.
Для того, чтобы начать работать с электронными больничными листками работодателю нужно иметь усиленную квалифицированную подпись юридического лица и установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации (криптопровайдер).
Затем нужно заключить с региональным отделением ФСС РФ соглашение об информационном взаимодействии и выбрать вариант программного обеспечения для работы.
И только после проведения всех указанных выше мероприятий работодатель будет готов к приему и оплате электронных больничных листков.
Законодательством не предусмотрена обязанность для всех работодателей подключаться к ЕИИС «Соцстрах». Соответственно отказать в возмещении пособия по той причине, что организация еще не перешла на ЭЛН, орган ФСС не имеет права. И уж тем более контролеры не вправе за это штрафовать компанию.
Что бы не было недоразумений при выплате пособий, если организация не готова или не хочет работать с электронными листками нетрудоспособности, то целесообразно оповестить работников, чтобы они брали только бумажные больничные и не соглашались на ЭЛН, если его предложит врач. Иначе работник не получит пособие до тех пор, пока не вернется в поликлинику и не оформит тот же больничный, но на бумаге (Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).
Однако, электронные больничные для работодателя обладают рядом преимуществ по сравнению с бумажным больничным листком. Например, работодателю не нужно будет:
- проверять правильность его заполнения врачом, а также его подлинность;
- следить за цветом чернил, размером букв, расположением печатного текста на бланке больничного (то есть проще заполнить его с технической точки зрения);
- хранить его и предъявлять для проверки в ФСС.
Таким образом, рекомендуем задуматься о переходе на электронные больничные.
Основная цель введения виртуальной документации – упрощение. Электронный бюллетень не отличается от бумажного варианта, имеет такие же поля и графы. Лист формируется и хранится в специальной программе, а также визируется электронной подписью медицинского работника.